Digital Detox in de praktijk, of uit het leven gegrepen, zo zou ik deze blog ook kunnen beginnen.

De CEO keek me stomverbaasd aan..

… toen ik zei tegen het gezelschap van de vergadering: “Graag volgende huishoudelijke afspraak: GSM en laptop uit en uit het zicht.” De HR-manager, en 2 van de 3 productieleiders keken me al even verbaasd aan. De preventieadviseur zijn wenkbrauwen gingen lichtjes omhoog. Ik interpreteerde het als een nieuwsgierige blik “wat gaat er nu gebeuren”. Hij had me verwittigd, dit team heeft veel en vaak meetings en allemaal blijven ze doorwerken op hun smartphone of laptop tijdens de meeting. De meetings zijn niet efficiënt, vermoeiend en duren te lang. Daarbovenop zijn het er veel te veel. Hij had mij uitgenodigd om Digital Detox als traject voor stellen naar aanleiding van een stijgende lijn van langdurige zieken omwille van stress en burn-out.

Ik moet bereikbaar zijn!

Ik voelde dat nog enige verduidelijking nodig was. Deze vraag is onderdeel van de slide “huishoudelijke afspraken” waar ik mijn presentaties en vergaderingen steeds mee begin.

De meest paniekerige blik kwam trouwens niet van de CEO, het was Louis die zijn wenkbrauwen fronste, mij doordringend bijna boos aankeek.

” Mr. Peeters, ik zie dat je bezorgd kijkt. Is het voor U ok om elk half uur een 5 minuutjes break te hebben zodat je even kan checken of ze je nodig hebben?” vroeg ik.
Hij nam zijn tijd, keek aarzelend rond en zei “Ik moet bereikbaar zijn! Er is een opstart bezig van een productielijn”.
” Dat is geen probleem” antwoordde ik. “Weten ze dat je tot 10:30 meeting hebt? ” Hij antwoordde bevestigend.
Ik stelde voor dat hij de personen die hem zouden kunnen bellen een bericht te sturen dat hij in bespreking was en enkel te storen voor zeer dringende gevallen. Elk half uur zou ik een korte break voorzien. Hij ging akkoord.

Kettingreactie

De kettingreactie die daar op volgde was fantastisch om zien. In de 2 minuten die volgenden zweeg ik en keek ik toe. Digital detox in de praktijk: 1 voor 1 werden de gsm’s, smartphones en laptops afgesloten en weggeborgen.

Enkel de CEO zat daar nog met smartphone onder zijn hand, laptop opengeklapt. Ik sprak hem aan:
” Mag ik u ook vragen om even niet bereikbaar te zijn?”
Hij kijk me met een brede glimlach aan en zei “Point taken!”.
Hij nam zijn smartphone, belde zijn secretaresse en zei “Ik ben niet bereikbaar het komende 1,5u tenzij voor zeer dringende zaken”. En terwijl hij alles netjes weg stak zei hij:  “En nu hoor ik graag van u hoe we digital detox kunnen gebruiken om ons bedrijf efficiënter te maken en ons absenteïsme en presenteïsme te verlagen.”

Ik was waar ik wou zijn: in een topless vergadering. klaar om met hen samen een traject uit te stippelen naar meer veerkracht, meer productiviteit en een positiever bedrijfscultuur, zonder digitale stoorzenders.

Digital detox in de praktijk: Topless vergaderen

Voordat jullie verbeelding helemaal op hol slaat geef ik graag praktische info over topless vergaderen.Topless vergaderen is niet nieuw. Er werd al heel wat over geschreven . Jan Peumans stelde het zelfs voor in het parlement. Al 10 jaar wordt topless vergaderen her en der gelanceerd, en toch hoor ik nog steeds dat vergaderingen 1 van de lastigste en meest energie-vretende momenten zijn.

Doel: Kortere en efficiëntere vergadering, waarbij mogelijk stoorzenders op voorhand worden geweerd.

Regels:

  • Maak bij de start van de vergadering duidelijk dat het om een topless bijeenkomst gaat.
  • Beperk de vergadering tot een uur, of las pauzes in zodat de deelnemers kunnen doen wat ze anders tijdens de vergadering doen: hun e-mail controleren of een dringend telefoontje afhandelen.
  • De vergadering mag, pauzes inbegrepen, nooit langer duren dan vier uur.
  • Er is één uitzondering op deze regel: de notulist mag een laptop gebruiken en indien nodig de initiatiefnemer van de vergadering.
  • Topless kan zowel voor interne vergaderingen worden gebruikt als bijeenkomsten met klanten.

Als je dit consequent volhoudt wordt topless vergaderen een onderdeel van de vergadercultuur en heb je tijdswinst, minder stress en productievere resultaten. Combineer dit met enkele basisregels van vergaderen en het wordt helemaal “top” !

Heb je een extra hulpmiddel hiervoor nodig? Ook dat kan, om een voorbeeld te geven: het creatieve bureau Gelotology bedacht in het voorjaar van 2017 de ‘Meeting Motivator’. Dit is een designapparaat dat je vraagt om je telefoon af te geven vóór de vergadering begint. Ik heb ook al gewoon leuke dozen en manden gezien die hiervoor worden gebruikt, een creative touch mét humor kan altijd helpen. Ook dat is digital detox in de praktijk.

Wil jij meer weten hoe je preventie binnen jouw bedrijf of afdeling kan aanpakken, neem dan contact met ons op of neem een kijkje op onze site Digital Detox at Work.

 

Pin It on Pinterest

Share This