Verhoogt collaboration tool werkdruk en werkstress?
Als je aan collega’s of vrienden vraagt welke digitale tool de meeste stress geeft, wordt steevast e-mail als antwoord gegeven.
En inderdaad, e-mail, ik denk de oudste vorm van digitaal communiceren, is een krachtige tool, maar het zorgt voor afleiding, inefficiëntie en stress als het niet op een juist manier met de nodige afspraken wordt gebruikt. Vaak is 80% van de ontvangen interne email niet interessant, niet belangrijk, niet relevant en neemt het meer tijd in beslag dan dat het produktiviteit bevordert.
Bedrijven zoeken naar oplossingen, oplossingen die digitale communicatie binnen hun bedrijf verbeteren. Verbeteren in de zin van stress reductie én productiviteitsverhoging.
1 van die oplossingen waar bedrijven naar toe gaan is de zogenaamde “collaboration tool” of sociale netwerk platvorm.
Collaboration tools zijn platvormen die toelaten om kennisdeling gemakkelijker te maken, liefst alle soorten digitale documentatie en communicatie verenigen in 1 werkomgeving.
Het meest gekende voorbeeld hiervan is het project “Zero email™” van Atos.
Ze zijn erin geslaagd om interne email te reduceren naar gemiddeld 5 tot 10 emails per dag. Ze maken gebruik van hun eigen software “bluekiwi”.
Maar ook in België wordt er naar sociale netwerk platvormen gegaan. KBC is met een dergelijk experiment bezig met Sharepoint, ze combineren documentatiesysteem, discussieplatform en “newsfeed” voor hun nieuwe werken.
De kracht van deze kennisdelers is dat informatie en kennis verspreid wordt over de afdelingsgrenzen heen. Iedereen kan bepaalde topics volgen, vragen lanceren en kennis delen/plaatsen.
Mensen kunnen informatie opzoeken en gemakkelijk delen op het platform vanaf gelijk welk fysisch medium, via intranet en apps… 24/24.
Waarom willen bedrijven weg van email?
De 2 belangrijkste redenen die ATOS aangeeft zijn:
- e-mail overload en rommel
- afleiding van het échte werk
Hun promotie-campagne gaat over reduceren van afleiding en verleiding, stoorzender eliminatie etc. Helaas ben ik er niet van overtuigd dat de nieuwe collaboratie tools dit als technologie gaan oplossen.
Wat zijn de voordelen:
- informatie uitwisseling wordt bevorderd door o.a. gebruik korte berichten (instant messaging)
- gemakkelijker documentbeheer
- nieuwe contacten over de afdelingsgrenzen heen
- gemakkelijker terugvinden van informatie
- hergebruik van kennis
- efficiëntere meetings door betere informatiedoorstroming
- minder interne email
Wat zijn de valkuilen:
Zonder de juiste afspraken, zelfcontrole en opvolging zijn er uiteraard een aantal valkuilen:
- Collaboration tool is een platform extra: e-mail blijft een noodzakelijke tool voor externe communicatie,
- Overtuigingen en veronderstellingen die leiden tot verwachtingen net zoals bij email, kunnen leiden tot extra werkdruk
- Instant willen antwoorden, overtuiging van 24/24 paraat te moeten zijn
- Meer werk op de schouders nemen
- De grens met privé niet respecteren
- Rustpauzes vullen met kennisdelen en aldus geen time-out geven aan je brein
- Risico op verslaving aan de collaboratie app, die vaak hetzelfde werkt als vb. twitter.
Collaboration tool : een uitdaging
Ik geloof in collaboratie tools als sterke verbetering van data opslag, kennis delen en interne communicatie.
Belangrijke voorwaarde: dat duidelijke afspraken worden gemaakt en er vb. “10 golden rules” worden opgesteld om het correct te gebruiken. Bedrijven die collaboratie tools invoeren staan voor een belangrijke verandering in hun manier van werken. Het is een cultuur verandering en een gedragsverandering. En dit vergt tijd: ATOS is al 4 jaar met zijn project bezig , KBC is net uit zijn kinderschoenen na 1 jaar.
Ik zie dezelfde uitdaging als bij de invoering en het gebruik van andere technologische digitale evoluties: hoe hou je de digitale onrust onder controle, hoe werkt het in je voordeel… m.a.w.: Hoe blijf je meester van digitale werken en communiceren?
Ik vrees voor het voorbijgegaan aan het fundamentele probleem: Email is niet het probleem, het is de manier waarop we het gebruiken. Vervangen door een collaboratie tool gaat geen verbetering brengen als gedrag rond digitaal werken en communiceren niet mee in de vergelijking wordt genomen.