Vakantie in aantocht!! Leve de out-of-office!

out of of

Out of office ligt soms wel eens onder vuur. Stel ik hem nu wel of niet in? En hoe stel ik hem op?

Pro’s:

  • je klanten/collega’s weten onmiddellijk dat je niet bereikbaar bent en wanneer wel
  • je kan netjes delegeren en zorgen voor continuïteit
  • klantvriendelijk en collegiaal

Con’s

  • mailbox bevuiling ? Hangt af van de inhoud van je out of office natuurlijk
  • volgens sommigen zou het een security issue kunnen worden als je out of office instelt voor alle emails

Het hangt natuurlijk af van je werk omgeving en functie, maar algemeen gesteld ben ik toch pro.Ook voor korte “niet beschikbaar zijn” periodes , vind ik een out-of-office op zijn plaats.

Wat is nu een goede “out of office” boodschap?

Kort samengevat behoren volgende elementen in je out-of-office aanwezig te zijn:

1. Titel van uw automatische e-mail: maak hem persoonlijk, altijd leuker voor de ontvanger
2. Vergeet de aanhef en afsluiting niet: basis communicatie etiquette blijft gelden
3. Leest uw wel of niet uw mail? wees duidelijk wat men van je kan verwachten
4. U kunt contact opnemen met… : doorverwijzing is altijd fijn voor de “dringende” gevallen
5. Ik ben weer bereikbaar op: deze zou ik als allereerste info in de mail zetten

Hou het kort, bondig en to-the-point!

TIP: Je kan in de meeste mail programma’s je out of office boodschap nu al instellen met een duidelijk timing van wanneer tot wanneer die dient te worden verzonden. Daarboven kan je meestal ook aangeven wie hem moet krijgen, vb. enkel mailadressen uit jouw adressenlijst en niet naar externe adressen.

De volledige checklist vind je hier: Snelle checklist voor uw out-of-office-bericht.
Wil je nog meer tips, kijk dan eens op deze link: Tips voor een klantvriendelijk out-of-office-bericht.

Een leuke Engelse post over out-of-office: I am on holiday… over and out

out of office

Enkele voorbeelden uit mijn eigen mailbox…

In afgelopen maanden kreeg ik, gezien de vakantieperiode, verschillende out of office berichten in mijn mailbox. Sta me toe, met dichterlijke vrijheid, deze aan je voor te stellen met een persoonlijke feedback van ondergetekende.


Titel: Out of office auto-reply Re:…
“Beste,
Tem zondag 3/8 ben ik met vakantie.
Bij dringende verzoeken gelieve het kantoor te verwittigen op het nummer xxx xx xx xx “

Kort en krachtig, duidelijk en een doorverwijzing voor als je toch dringend “nu” een antwoord nodig hebt, helaas geen persoonlijke titel…


Titel: Out of office auto-reply Re:…
“Dankjewel voor je mail.
De komende dagen ben ik niet op kantoor en lukt het mij niet om mijn mails te consulteren. Ik ben terug bereikbaar vanaf 18-08-2015.
Voor dringende of andere vragen kan je terecht bij mijn collega’s op het nummer xx  xxx xxx of via mail: xx@xxx
Bedankt voor uw begrip.
Vriendelijke groeten, xxx xxxxxxx “

Out of office mails moeten instant to the point komen, bij deze moet ik te veel lezen om te weten te komen tot wanneer de out-of-office is.
Tip hier is om de zin met de datum eerst te zetten. De eerste zin zou je kunnen verwerken in de titel van het bericht.

De doorverwijzing is dan weer super, ik kan toch nu al verder worden geholpen.
Helaas ook hier, geen persoonlijke titel…


Titel: Out of office auto-reply Re:…
“Dankjewel voor je email.
Tot 4 augustus ben ik afwezig en zal ik niet reageren op je mail.
Voor zeer dringende zaken ben ik bereikbaar via sms.

Hele fijne zomerperiode en 4 augustus zal ik, indien nodig, reageren.

Hartelijke groet,
xxxx xxxxx

Fijn, ik weet onmiddellijk hoe lang ik op mijn honger zal zitten ( 😉  en dat ik toch nog kan sms’en als ik mijn vraag als zeer dringend beschouw. Het gebruik van “zeer dringend” zorgt ervoor dat ik 3 keer nadenk of ik wel zal sms’en , een goede drempel als je dat beoogt, kan afschrikkend zijn voor potentiële klanten.
Helaas ook hier, geen persoonlijke titel…


Titel: Out of office auto-reply Re:…

“Beste,
Ik ben van 4 tot en met 8 augustus afwezig.
Voor vragen en contact kan je XYZ altijd bereiken via xxx@xxx.xxx of tel: xxx xx xx xx”

Kort en bondig, eigelijk hoeft het niet meer te zijn!
Helaas ook hier, geen persoonlijke titel…


Titel: Er even van tussenuit geknepen Re:…

“Goede dag, als je dit leest, zit ik op een plek waar ik niet werk. Ik geniet van vakantie en lees noch beantwoord mijn mails de volgende 18 dagen.  Een digitale detox (voor 95% 🙂 )  Als er iets dringends is, neem dan contact op met het hoofdkantoor van xxxx.  Of indien uiterst dringend, een sms.  Fijne weken nog.”

 

Deze heeft mijn sympathie, door de vermelding van Digital Detox natuurlijk 🙂

De titel is super, geen saaie “out of office”. 1 Van de weinige out-of-office berichten met aangepaste mail titel…

Helaas mis ik de essentiële info… tot wanneer precies? 18 dagen? Vanaf welke datum? Dit vraagt te veel rekenwerk van de vluchtige lezers van out of- office…  De doorverwijzing daarentegen is perfect 🙂


Titel: Out of office auto-reply Re:…

“Sorry, op vakantie. Ik beantwoord je email asap”

 

OK.. hier gaan we zeer kritisch op zijn. geen beschikbaarheid, geen doorverwijzing… en waarom die verontschuldiging ?  Leest deze persoon nu wel of niet zijn mails? Duidelijk “not done” 🙂
en…
helaas ook hier, geen persoonlijke titel…

Heb jij pro’s of con’s… ik lees ze graag via de comments op deze blog!


 

Pin It on Pinterest

Share This