“En nu is het genoeg geweest!”
Die kreet hoorde ik onlangs tijdens een videocall met een collega ondernemer.
Hij had een weekje verlof genomen, eventjes offline gegaan en dus effectief geen emails gelezen, ook de professionele whatsapp berichten en instagram gelaten voor wat het was. 1 ding was hij vergeten… zijn weekje “offline” goed voor te bereiden. Resultaat?
- een overvolle mailbox
- 10-tallen ongelezen berichtjes in alle mogelijke communicatie kanalen.. en hij had er wel wat!
- een halve dag minder verlof.. ah ja, meneer is op zondag dan maar alvast alles beginnen “uitkuisen”
- stress-stress-stress
Hij had het gehad, dat tijdverlies met het opschonen van al die berichten. Een massa delete hij gewoon, en zeker met de jaarovergang, alle nieuwsbrieven die nog maar ruiken naar een nieuwjaarswens, werden meteen in het “emmertje” gekieperd. De rest las hij diagonaal, om dan waarschijnlijk in de komende week de overschot nog eens te lezen. Hij besefte zelf.. dit is niet efficiënt. Zijn opgebouwde “rust” tijdens de week offline was in enkele uurtjes verdwenen. Tijd om Digital Detox Academy’s hulp in te roepen!
Je hoeft je vakantie hier niet aan op te offeren!
Dat vertelde ik hem, toen hij me belde en zei “Nu is het genoeg geweest”. Ik gaf hem onderstaande tips voor het efficiënter verwerken van de opgestapelde communicatie.
Ik maak hierbij onderscheid tussen je mailbox en berichten (whatsapp/msgr/slack…)
Email: Om te vermijden dat we tijd verliezen door mails te lezen die we toch deleten, of die op dit moment er niet toe doen (het probleem is al opgelost of de info is informatief of zelfs niet meer relevant), gaan we ze uit je inbox verwijderen op de volgende manier:
– Maak een folder aan met “vakantie 20dec2020-3jan2021”
– Sleep alle (jawel ALLE) e-mail naar die folder
– gebruik je eerste voormiddag dat je terug aan de slag bent om te checken met collega’s wat er nog actueel is
– eventueel kan je ook een zoekfunctie doen op je email met de project naam of het trefwoord waarvan je weet, daar moet ik naar kijken
Op deze manier is je gemoed gerustgesteld, je hebt alle info nog ter beschikking, je verliest geen tijd aan het lezen van oneindige discussies (om dan tot de conclusie te komen dat het probleem of de vraag al opgelost is) en je moet dus geen tijd “afpitsen” van je vakantie.
Berichten: Bij berichten is het moeilijker om 1 advies te geven. Het hangt ervan af hoe belangrijk je zelf de whatsapp groep of community vind. Maar gegarandeerd, de meerderheid van de “instantmessages” hebben enkel waarde op het moment zelf. Dus… ik heb maar 1 advies: negeren… je mag gerust zijn, als het informatie is die er écht toe doet, dan is die waarschijnlijk ook nog eens gemaild (;-) ) of … ze contacteren je er wel voor terug!
Dit zijn algemene richtlijnen, zonder dat ik kennis heb van jouw specifieke context. Toch durf ik je uitdagen om deze aanpak uit te proberen!
Dit had kunnen vermeden worden!
De druk van de “gemiste communicatie” had voor een stuk kunnen vermeden worden door je vakantie ook digitaal voor te bereiden. Dit is een vast onderdeel van mijn programma Start to Digital Detox. Naast het digitaal voorbereiden van je vakantie, gaan we jouw digitaal landschap in kaart brengen, inclusief jouw digitale (over)prikkelingen. We gaan samen aan de slag om je digitale omgeving wat minder te laten roepen en je digistress om te vormen naar digitaal comfort. Een individueel traject op jouw maat. We maken een overzicht van de acties die voor jou een bijdrage kunnen leveren naar meer tijd voor de dingen die er toe doen. Direct toepasbare tips en tricks die jou helpen om te deconnecteren. Schrijf je in en we plannen de data om samen met jou aan de slag te gaan!
Tem je digitale stress met mijn traject “Digital detox in 4 weken”.
En natuurlijk, niet te vergeten… Een fantastisch 2021 toegewenst!
Ondersteuning nodig? Contacteer me….
Digital Detox Academy kan met jou bekijken waar binnen jouw bedrijf de knelpunten zitten en hoe jullie dankzij de juiste digitale kanalen een serieuze besparing kunnen doen! Niet alleen op jullie budget, maar ook op het stressniveau van jullie werknemers.
Wil je jouw team , bedrijf slimmer met hun smartphone laten omgaan? Organizeer dan de workshop “Smarter Than Your Smartphone” om jouw medewerkers te ondersteunen naar minder digistress, meer focus én werkbaar werk!